「会社で５本の指に入る営業マンが使うクラウドツール」
もう北海道ではちらほらと雪が降り「この季節がやってきた」などと少しセンチメン
タルになっています。
今回は「会社で５本の指に入る営業マンが使うクラウドツール」という、スパムメー
ルのタイトルのような怪しげなタイトルで書いてみたいと思います。
ちなみに弊社の社員数は６名です。
「まずは使ってみよう」ということで仕事で使えそうなもの、個人的に使えそうなも
のを列挙するいつものパターンです。
サービスについては弊社全員やっているわけではありません。あくまで私の探究心に
よるものです。
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┃１┃なんでも投入するEvernote
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何回もメールを書きすぎて飽きられた感じはありますが、Evernoteです。
簡単に言うとインターネット上にあるどこかのサーバーに「何でも」データを入れて
おくサービスです。
私の場合、ブラウザにて閲覧することはあまり機会が無く自分の端末にEvernoteソフ
トを導入して閲覧、登録することが多いですね。
奥様は「今日スーパーで購入するものリスト」など記述してます。
私はCanonのDR-150というドキュメントスキャナを持っていますので自宅用に来るNTT
、アマゾン、電気代、ガス代の請求書は全部スキャンしてタグ付けをしています。
また、使えそうなチラシや手書きメモなんかも全部スキャンしてタグ付けています。
良い点は「電気代」とか「2011年11月」などとタグをつけることで集計こそしてくれ
ませんが「家計簿」っぽいものが出来上がります。
「電気代」のタグをクリックしたら一覧でズラッとでてきます。
DR-150ならEvernoteも自動的に起動する機能も付いていますので初めての方も安心！
仕事で使うこととしては「手書きノート」含めお客様とのやり取り全てコニカのスキ
ャナからEvermoteに飛ばしています。
皆様から頂いた名刺も勿論スキャンしています。名刺1つで1ページですので、名刺の
下に「2011年12月25日に打ち合わせ」とかタグで「●●商事」など追加しています。
これで資料はすぐに取り出すことができます。
またお客様のパソコンの配置やケーブルの場所などを写真に撮り、Evernoteに保存も
しています。
これで助かるのは「YAMAHAって書いているルーターの下の部分のケーブルを抜いて・
・」など、その場にいなくても指示ができたりすることでしょうか。
ブラウザ(特にGoogleChrome)や電子メールとも相性がよく技術的に使えそうな情報は
ページ丸ごとEvernoteに送っています。
月額450円ですがノート代金と思えば安いと思います。
Android端末はじめiPhoneやブラウザ、もちろんWindowsから使用が可能です。
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┃２┃脳みそは忘れても、このサービスが覚えてくれるNozbe
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ToDoリストは皆さん作っていますか?作業が終わったら消したり線を引いたり。
どうも、私の仕事はここら辺がずぼらでして、さすが「会社で５本の指に入る営業
」です。
もうこのくだりはいいですね。
●月×日▲▲を行う。これはスケジュール表で事足ります。でも、その前に「行うこ
と」ってそれだけなのでしょうか。
心配ですね。心配で心配で「あれはやったか？」「忘れたことはないか？」と夜も寝
ることができませんね。
そこで探し当てたのが「Getting Things Done」という手法。横文字ですが、意味はG
oogleで検索してください。すぐにでてきます。
この手法というのは別に「パソコンを使わなきゃならない、パソコン用の手法」とい
うものではなく普通のバインダーを使ったりといった手法です。
しかしこの手法をパソコンのソフトにしたのが「Nozbe」というサービスです。
使い方。
やらなきゃいけないことを公私交えてひたすら記入。なるべく細かく分ける。
例)●●株式会社売上伝票の消費税部分を修正
例)自宅の洗剤を購入
それらをプロジェクトというディレクトリ(1つのやらなきゃいけないことは1つのプ
ロジェクトへ)と、複数のコンテキスト(場所、誰誰に頼んでいるなど多岐に渡りま
す)にドラッグ＆ドロップで持っていくだけです。
日付も指定でき、Googleスケジューラーと連携しているので時間が来ると私のAndroi
dが「●●を行う時間です」と知らせてくれます。
また、場所のコンテキストを設定しているのでお客様のところに保守にてお伺いする
時にも「今回はこの作業をするんだった」と思い出させてくれます。
そして、私がこのサービスをお金を払ってでも使っている理由はEvernoteと連携して
いるからです。
プロジェクト名とEvernoteのノート名を同じくするだけで関連付けられます。
また、後ほど説明するストレージサービスのフォルダ名と同じくすると関連付けられ
ます。
こちらは毎月9.95ドルです。
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┃３┃ＵＳＢメモリはなくす確率がありますが
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「●●高校の情報が入っているUSBが・・」など、物ってたまに消えたりしますよね
？
消えなくとも家に忘れてきたりしませんか?出張にいったのに家にワードのデータを
忘れてきたり。
ということでストレージサービスです。
私がSugarSyncなど最近こちらの分野では色々出てきました。アップル社はiCloudに
なるのでしょうか。
ストレージサービスというのは「インターネット上のサーバーにデータを乗せておく
」といったもので端末からするとドラッグ＆ドロップなどの作業は必要が無く、ある
場所にファイルをおくだけで勝手にアップしてくれるサービスです。
アップされるとブラウザやAndroidにて見たり落としたりできますので忘れるという
ことが無くなりますね。
私はNozbeと連携が取れるDropBoxというサービスを使用しています。
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┃４┃GmailとGoogle+とGoogleカレンダー
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私の公私全てのメールは1つのGmailに転送しています。
何故かと言いますと、ブラウザを立ち上げるだけでメールの確認ができるからです。
通常のメールソフトだとやれpopやらsmtpやらと面倒なのですがgmailだと初期設定は
必要ですが、googleアカウントを覚えておくだけで大丈夫です。
Google+に関してはまだ「どのように使えるか」は調査中ですが、現在私は奥様とサ
ークル(分類)を使って奥様と私の2人しか見れない写真をアップロードしています。
いままで写真データは家のネットワークハードディスクのみに置いていましたが、ク
ラッシュの心配とクラウドサービスに置くことで「いつでも」おくさまも写真を見る
ことができるという事で使っています。
使い方によっては「あんた！いまどこにいるの!?写真撮ってすぐに・・」ということ
もあるかもしれませんね。
私の場合は、●月×日▲▲へ行く。といった仕事用のスケジュールは会社のOutlook
に。
●月×日まで■■を納品する。などの「やらなきゃいけない」スケジュールはNozbe
経由でGoogleカレンダへ。
個人的なスケジュールはそのままGoogleカレンダへと記述しています。
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┃５┃もう1.2人分くらいの分身を作ってみるフェイスブック
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何かの本にも書いてありました「物を売るんじゃない。人を売るんだ！」と。
となると、私のように人前で話す事が下手な人は使えないわけですが、名刺に自分の
紹介としてフェイスブックのアドレスを入れておくと、伝え忘れた個人情報を出して
くれます。
勿論出したくないところは出さなくてもよいです、悪いことをしているわけでもなけ
れば自宅住所や自宅の電話番号といった本当の個人情報を除き少しはさらけ出しても
よいと思います。
また、仕事に使うなら本名で入れましょう。フェイスブックは基本本名ですが中には
違う名前で入れている方もいらっしゃるようです。
もし私のフェイスブックの名前の欄に「ケロヨン」など記入されていると、仕事をす
る相手としてはなんとなく信用できないような気もします。
まずは始めてみましょう。別に日記も書くことはありません。
趣味程度を入れておけば、次回あった時に「あのバンドがすきなんだって?」など話
のタネにもなるかもしれませんよ。
フェイスブックの登録の仕方が判らなかったり、面倒な方はぜひ担当営業まで！
たまに「恥ずかしい」などといった方も居ますが、名刺交換は顔を隠して行うわけで
も無いですし。
まずは始めてみましょう。
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┃６┃しかし良いことづくめではない
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ここまでクラウドサービスを何点か書いてきましたが全て良いことづくめではないの
です。
たとえばEvernoteで保守情報を自分のEvernoteに記述しても、会社にフィードバック
する体制も無ければ会社の情報しては役に立ちません。
gmailにしても他の会社などでInternetExplorerを使わせてもらい「パスワードを保
存しますか?」と聞かれて「はい」などと答えて保存してしまったら情報の流出にな
りますね。
どこでも見ることができます。どこでも記述することができます。しかしセキュリテ
ィをきちんとしないと「どこからでも流れ」ます。
流れるとテレビでよく見る謝罪会見の出番ですね。気をつけましょう。