外もだいぶ暖かくなり雪も溶けて春を感じる今日この頃です。今回ニュース担当は
一応入社１年を迎えた私が書かせていただきます。初めに、入社一年を迎えての感
想を一言書こうと思います。弊社へ入社時は、システムを組むにしてもパソコンを
扱うにしても、知識不足で、毎日大変でした。新人には当たり前の事ですが。そん
な中、先輩方の優しい(？)指導の下、なんとか１年を迎えれました。この場を借り
て、お礼を申し上げたいと思います。そこで、入社１年目の私が特に弊社のシステ
ムで便利と感じたものを改めてお伝えできればと思います。

　日頃、私は事務所にいる時は電話を取ることが多いのですが、先輩達は、とっても
外出が多いです。弊社では担当者が留守中にお客様から電話が来た場合、担当の先
　輩へ携帯メールにて電話があった事を伝えています。

　<伝言メールを送るまでの工程～システム導入前～>
　　　※必要な時は、お電話口で折り返しの電話番号を聞く。　
　　1.弊社販売管理システムを立ち上げる。
　　2.弊社販売管理システム(得意先情報)から電話番号を調べる。
　　3.メールソフト(OUTLOOK等)を立ち上げる。
　　4.内容(どこの誰からお電話あったか等)+調べた電話番号を入力する。
　　5.担当の先輩のメールアドレスを探し、宛先に設定する
　　6.メール送信

　上の作業を電話が来て担当者さんが留守の度毎回行うので、作業時間を以外と取ら
　れてしまっているように私は感じます。しかし、先ほどの作業を全部省略して、
　「電話で電話番号や内容を話せば時間かからないじゃないか」と思われるかもしれ
　ません。確かに時間は一番短縮できますが、問題は電話を受ける側の外出先の担当
　者です。

　・外出先の担当者が打ち合わせ中等、電話が取れない状況にいる場合
　　当然ですが電話がつながらないのですから、電話を受けた人は電話がつながるま
　　で何度も何度も担当者に電話しなければならないですね。
　・外出先の担当者に電話はつながったが、メモを取れない状況にいる場合
　　運転中など、無理にメモを取って事故を引き起こしたら・・危険です。
　　また、「運転中だから電話番号メールで送って」と言われたのであれば、電話を
　　受けた人は結局メールを作成するのに手間がかかりますね。
　・電話連絡だと経費がかかる
　　携帯の通話料金が低下していますが、メールにはまだかなわないでしょう。
　　また、電話連絡でメモの準備等外出先の担当者が電話が来るたび行えば、通話料
　　金はかさむ一方です。

　こんなときに、弊社販売管理システム(顧客情報、担当者のメールアドレス)とメー
　ルソフト(OUTLOOK等)と連携させる事により、簡単に担当者へのメールを作成でき
　送信することが出来るシステムを開発いたしました。『メール作成支援システム』
　です。実際好評で、すでに導入されている企業もあります。
　下は、電話を受けた人の作業になりますが、大幅に短縮されています。

　<伝言メールを送るまでの工程～システム導入後～>
　　1.弊社販売管理システムのメール送信プログラムで得意先コードを入力します。
　　2.送信内容をシステムが作り上げているのでそれの最終チェック
　　　(電話があったお客様の名前、用件等入力する場合はここで入力)
　　3.送信

　　→これで、外出先の担当者の携帯には、
　　　得意先企業名、電話があったお客様名、電話番号、電話を受けた人の氏名、用
　　　件等の内容が明記されたメールが届きます。

　電話を受けた人のメリット
　　・電話を受けたとき折り返しの電話番号を毎回聞かなくてすみます。
　　・電話でお客様の折り返しの電話番号を聞かなかった時、お客様の電話番号を調
　　　べなくてすみます。
　　・メール作成時、入力する内容が大幅に減少し、メールが簡単に作れます。
　　　※得意先の電話番号、得意先の企業名、担当者のメールアドレス、電話を受け
　　　　た人の名前まで、システムの方で探してメール内容へ取り込んでくれるので
　　　　入力する文字数が大幅に減少し、時間の短縮へつながります。

　メールを受ける側の外出先の担当者さんのメリット
　　・メモを取る手間が省けます。
　　・ワンクリックで、電話ができるようになります。
　　　※これは、携帯メールの便利な機能で、電話番号を携帯メールへ送ると、電話
　　　　番号の部分が青文字へ変わり、そのままワンクリックで電話できます。
　　・電話が出れない状況でもメールに内容はすべて書いてあるので、お客様からの
　　　電話を取りこぼしません。
　　・携帯電話の通話料金が減るので、コスト削減へつながります。

　弊社のシステムだけにこだわらず、EXCEL,WORD,OUTLOOK等何にでも言える事ですが
　今あるシステムを、これからも同じ使い方をするだけではなく、すでにあるシステ
　ムと機能を連携させることにより、アイディア次第では便利な新しい機能を追加し
　て行く事も可能となります。これからも弊社は様々な新機能を皆様にご紹介してい
　きたいと思います。又、皆様からも新機能開発の種となるアイディアを頂ければ、
　幸いです。これからもよろしくお願いいたします。
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